Benutzerverwaltung

Übersicht

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder hinzuzufügen und zu verwalten, die auf Ihr Lieferantenkonto zugreifen können. Jedes Teammitglied (auch als „Kontakt“ bezeichnet) kann über eigene Anmeldedaten, Benachrichtigungseinstellungen und Zugriffsberechtigungen für verschiedene Bereiche der Plattform verfügen. Dies hilft Ihnen, Aufgaben zu delegieren und sicherzustellen, dass die richtigen Personen wichtige Updates zu Bestellungen, Lagerbeständen und anderen Geschäftsaktivitäten erhalten.

Zugriff auf die Benutzerverwaltung

So verwalten Sie Ihre Teammitglieder:

1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu den Einstellungen
2. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung (in einigen Bereichen auch als „Kontakte“ bezeichnet)

Die Seite „Benutzerverwaltung“ zeigt eine Liste aller Teammitglieder an, die mit Ihrem Lieferantenkonto verknüpft sind.

Teammitglieder anzeigen

Die Liste der Teammitglieder zeigt die folgenden Informationen für jeden Benutzer an:

• Name: Vollständiger Name des Teammitglieds
• E-Mail: E-Mail-Adresse für Anmeldung und Benachrichtigungen
• Telefon: Telefonnummer (falls angegeben)
• Letzte Login-IP: Die IP-Adresse, von der aus sich der Benutzer zuletzt angemeldet hat

Suchen und Filtern

Sie können Teammitglieder einfach finden über:

• Suchleiste: Suche nach Name, E-Mail oder Telefonnummer
• Spaltensortierung: Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Liste zu sortieren (Standard ist nach Name, aufsteigend)
• Filter-Dropdown: Filtern nach aktiven Kontakten, gelöschten Kontakten oder allen Kontakten

Ein neues Teammitglied hinzufügen

So fügen Sie Ihrem Lieferantenkonto ein neues Teammitglied hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (oder „Kontakt hinzufügen“) oben in der Mitgliederliste
2. Ein modales Fenster erscheint, in dem Sie die Informationen des Teammitglieds eingeben können

Basisinformationen

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

• Vollständiger Name (Erforderlich): Geben Sie den vollständigen Namen des Teammitglieds ein
• E-Mail-Adresse (Erforderlich): Geben Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse für die Anmeldung ein. Dies muss eine Adresse sein, auf die das Teammitglied Zugriff hat, da es eine Einladungs-E-Mail erhält
• Telefonnummer (Optional): Geben Sie eine Telefonnummer ein, wenn Sie SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren möchten

Regionale Einstellungen

Konfigurieren Sie Sprach- und Zeitzoneneinstellungen:

• Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache des Teammitglieds für Systemmeldungen und Benachrichtigungen
  • Verfügbare Optionen: Englisch (GB), Englisch (US), Französisch, Deutsch, Chinesisch
  • Standard: Englisch (GB)
• Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone des Teammitglieds für die Planung und zeitkritische Kommunikation
  • Sie können nach Ihrer Zeitzone suchen oder die Dropdown-Liste durchsuchen
  • Dies stellt sicher, dass Benachrichtigungen zu angemessenen Zeiten basierend auf dem Standort des Teammitglieds gesendet werden

Benachrichtigungseinstellungen

Konfigurieren Sie, welche Benachrichtigungen das Teammitglied erhalten soll und wie diese zugestellt werden. Für jeden Benachrichtigungstyp:

1. Betätigen Sie den Schalter, um die Benachrichtigung zu aktivieren oder zu deaktivieren
2. Wählen Sie die Zustellungsmethode aus dem Dropdown-Menü:
   • E-Mail: Benachrichtigungen per E-Mail (zuverlässigste Methode)
   • Slack: Benachrichtigungen an Slack (erfordert die Konfiguration eines Slack-Benutzernamens)
   • SMS: Textnachrichten (erfordert Telefonnummer)
   • WhatsApp: WhatsApp-Benachrichtigungen (erfordert Telefonnummer)

Verfügbare Benachrichtigungstypen

• Neue Bestellung erstellt: Benachrichtigt, wenn eine neue Kundenbestellung erstellt wurde und zur Bearbeitung bereit ist
  • Beschreibung: „Eine neue Kundenbestellung wurde erstellt und ist bereit für die Bearbeitung“

Hinweis: Zukünftig können weitere Benachrichtigungstypen hinzugefügt werden. Die verfügbaren Zustellungsmethoden hängen von den konfigurierten Informationen des Teammitglieds ab (E-Mail für E-Mail-Benachrichtigungen, Telefonnummer für SMS/WhatsApp, Slack-Benutzername für Slack).

3. Klicken Sie auf Erstellen, um das neue Teammitglied zu speichern

Nach der Erstellung erhält das neue Teammitglied eine Einladungs-E-Mail zur Einrichtung seines Kontos und Passworts. Es muss auf den Link in der E-Mail klicken, um die Kontoeinrichtung abzuschließen.

Tipp: Erwägen Sie die Einrichtung unterschiedlicher Benachrichtigungseinstellungen für verschiedene Teammitglieder basierend auf deren Rollen. Beispielsweise benötigen Lagermitarbeiter möglicherweise SMS-Benachrichtigungen für dringende Bestellungen, während Manager E-Mail-Zusammenfassungen bevorzugen könnten.

Ein Teammitglied bearbeiten

So ändern Sie die Informationen eines bestehenden Teammitglieds:

1. Suchen Sie das Teammitglied in der Liste

2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen (drei Punkte) neben dem Namen

3. Wählen Sie Bearbeiten

4. Aktualisieren Sie die folgenden Felder nach Bedarf:

   • Vollständiger Name
   • E-Mail-Adresse
   • Telefonnummer
   • Bevorzugte Sprache
   • Zeitzone
   • Benachrichtigungseinstellungen und Zustellungsmethoden

5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen

Hinweis: Sie können Ihr eigenes Konto nicht löschen. Die Löschoption wird für den aktuell angemeldeten Benutzer nicht angezeigt.

Details eines Teammitglieds anzeigen

So zeigen Sie detaillierte Informationen zu einem Teammitglied an, ohne sie zu bearbeiten:

1. Suchen Sie das Teammitglied in der Liste
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen (drei Punkte) neben dem Namen
3. Wählen Sie Anzeigen

Dies öffnet eine schreibgeschützte Ansicht mit allen Informationen des Teammitglieds, einschließlich seiner Benachrichtigungseinstellungen und Details zum letzten Login.

Ein Teammitglied entfernen

So entfernen Sie ein Teammitglied aus Ihrem Konto:

1. Suchen Sie das Teammitglied in der Liste
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen (drei Punkte) neben dem Namen
3. Wählen Sie Löschen

Wichtig:

• Sie können Ihr eigenes Konto nicht löschen
• Gelöschte Teammitglieder werden als „gelöscht“ markiert (Soft-Delete) und können bei Bedarf wiederhergestellt werden
• Gelöschte Teammitglieder können sich nicht mehr anmelden und keine Benachrichtigungen mehr erhalten
• Um die Sicherheit zu gewährleisten, entziehen Sie den Zugriff immer sofort, wenn Teammitglieder Ihr Unternehmen verlassen

Ein gelöschtes Teammitglied wiederherstellen

Wenn Sie ein zuvor gelöschtes Teammitglied wiederherstellen müssen (z. B. wenn es versehentlich entfernt wurde):

1. Verwenden Sie das Filter-Dropdown und wählen Sie „Gelöscht“ oder „Papierkorb“, um gelöschte Teammitglieder anzuzeigen
2. Suchen Sie das Teammitglied, das Sie wiederherstellen möchten
3. Klicken Sie auf das Menü Aktionen (drei Punkte) neben dem Namen
4. Wählen Sie Wiederherstellen

Das Teammitglied wird mit allen vorherigen Einstellungen wiederhergestellt und kann sich wieder anmelden. Es muss sein Konto nicht erneut einrichten.

Massenaktionen

Sie können Aktionen für mehrere Teammitglieder gleichzeitig ausführen, was bei der Verwaltung großer Teams nützlich ist:

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Teammitgliedern, die Sie bearbeiten möchten
2. Oben erscheint eine Symbolleiste mit den verfügbaren Massenaktionen
3. Klicken Sie auf die gewünschte Aktion:
   • Löschen: Mehrere Teammitglieder gleichzeitig löschen (können später wiederhergestellt werden)
   • Wiederherstellen: Mehrere gelöschte Teammitglieder wiederherstellen
   • Endgültig löschen: Teammitglieder dauerhaft löschen (kann nicht rückgängig gemacht werden – mit Vorsicht verwenden)

Warnung: Das endgültige Löschen entfernt Teammitglieder permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwenden Sie dies nur, wenn Sie sicher sind, dass die Teammitglieder dauerhaft entfernt werden sollen.

Bewährte Verfahren (Best Practices)

Benachrichtigungskonfiguration

• E-Mail ist die zuverlässigste Benachrichtigungsmethode und sollte für kritische Benachrichtigungen wie neue Bestellungen aktiviert sein
• SMS/WhatsApp sind nützlich für dringende, zeitkritische Benachrichtigungen, erfordern jedoch eine gültige Telefonnummer
• Slack ist ideal für die Teamkommunikation und Zusammenarbeit, erfordert jedoch die Konfiguration eines Slack-Benutzernamens
• Erwägen Sie die Einstellung unterschiedlicher Benachrichtigungsmethoden für verschiedene Teammitglieder basierend auf deren Rollen und Verantwortlichkeiten
• Testen Sie die Zustellungsmethoden bei der Ersteinrichtung eines Teammitglieds, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren

Teammitglieder-Management

• Halten Sie die Informationen der Teammitglieder auf dem neuesten Stand, insbesondere E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• Überprüfen Sie regelmäßig die Benachrichtigungseinstellungen, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder relevante Updates erhalten
• Entziehen Sie den Zugriff sofort, wenn Teammitglieder Ihr Unternehmen verlassen, um die Sicherheit zu gewährleisten
• Verwenden Sie geeignete Zeitzonen, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen zu günstigen Zeiten für jedes Teammitglied gesendet werden
• Dokumentieren Sie, wer Zugriff hat und warum, insbesondere bei größeren Teams

Sicherheit

• Fügen Sie nur Teammitglieder hinzu, die Zugriff auf Ihr Lieferantenkonto benötigen
• Entziehen Sie den Zugriff sofort, wenn Teammitglieder das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln
• Überprüfen Sie regelmäßig die Spalte „Letzte Login-IP“, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren
• Verwenden Sie starke, eindeutige E-Mail-Adressen für jedes Teammitglied
• Erwägen Sie einen regelmäßigen Überprüfungsprozess, um zu prüfen, wer Zugriff auf Ihr Konto hat

Fehlerbehebung

Teammitglied kann sich nicht anmelden

Wenn ein Teammitglied Probleme bei der Anmeldung hat:

• E-Mail-Adresse überprüfen: Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse im Konto korrekt ist
• Kontostatus prüfen: Verwenden Sie den Filter, um zu prüfen, ob das Teammitglied gelöscht wurde (bei Bedarf wiederherstellen)
• Kontoeinrichtung: Stellen Sie sicher, dass das Teammitglied die E-Mail zur Kontoeinrichtung erhalten und abgeschlossen hat. Gegebenenfalls muss der Spam-Ordner geprüft werden
• Passwort zurücksetzen: Wenn das Passwort verloren gegangen ist, kann der Link „Passwort vergessen“ auf der Login-Seite verwendet werden

Benachrichtigungen werden nicht empfangen

Wenn Teammitglieder keine Benachrichtigungen erhalten:

• Prüfen, ob Benachrichtigung aktiviert ist: Überprüfen Sie, ob der spezifische Benachrichtigungstyp für dieses Teammitglied aktiviert ist
• Kontaktinformationen prüfen: Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen vorhanden sind:
  • E-Mail-Adresse für E-Mail-Benachrichtigungen
  • Telefonnummer für SMS/WhatsApp-Benachrichtigungen
  • Slack-Benutzername für Slack-Benachrichtigungen
• Zustellungsmethode: Überprüfen Sie, ob die Zustellungsmethode in den Benachrichtigungseinstellungen korrekt konfiguriert ist
• Zeitzoneneinstellungen: Prüfen Sie die Zeitzoneneinstellungen, falls Benachrichtigungen zeitkritisch sind
• E-Mail-Filter: Bitten Sie die Teammitglieder, ihre Spam-/Junk-Ordner und E-Mail-Filter zu prüfen

Teammitglied kann nicht gelöscht werden

Wenn Sie ein Teammitglied nicht löschen können:

• Eigenes Konto: Sie können Ihr eigenes Konto nicht löschen – bitten Sie gegebenenfalls einen anderen Administrator darum
• Primärer Kontoinhaber: Einige Teammitglieder können geschützt sein, wenn sie der primäre Kontoinhaber sind
• Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zur Verwaltung von Teammitgliedern verfügen