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Getting started

用户管理

管理团队成员及其对供应商账户的访问权限，包括通知偏好和权限设置

概述

用户管理允许您添加和管理可以访问供应商账户的团队成员。每个团队成员（也称为“联系人”）可以拥有自己的登录凭据、通知偏好以及对平台不同部分的访问权限。这有助于您委派任务，并确保相关人员能够接收有关订单、库存和其他业务活动的最新动态。

访问用户管理

管理团队成员的步骤：

  1. 导航至侧边栏中的设置 (Settings)
  2. 点击用户管理 (User Management)（在某些区域也标记为“联系人”）

“用户管理”页面将显示与您的供应商账户关联的所有团队成员列表。

查看团队成员

团队成员列表显示每个用户的以下信息：

  • 姓名：团队成员的全名
  • 电子邮件：用于登录和接收通知的电子邮件地址
  • 电话：电话号码（如果已提供）
  • 上次登录 IP：用户上次登录时的 IP 地址

搜索和筛选

您可以通过以下方式轻松找到团队成员：

  • 搜索栏：按姓名、电子邮件或电话号码搜索
  • 列排序：点击列标题进行排序（默认按姓名升序排列）
  • 筛选下拉菜单：筛选显示活跃联系人、已删除联系人或所有联系人

添加新团队成员

要在您的供应商账户中添加新团队成员：

  1. 点击团队成员列表顶部的**创建 (Create)**按钮（或“添加联系人”按钮）
  2. 将弹出一个窗口，您可以在其中输入团队成员的信息

基本信息

填写必填详细信息：

  • 全名（必填）：输入团队成员的全名
  • 电子邮件地址（必填）：输入用于登录的唯一电子邮件地址。这必须是该团队成员可以访问的邮箱，因为他们将收到一封邀请邮件
  • 电话号码（选填）：如果您想启用短信或 WhatsApp 通知，请输入电话号码

区域设置

配置语言和时区偏好：

  • 语言：选择团队成员接收系统消息和通知的首选语言
    • 可选选项：英语 (英国)、英语 (美国)、法语、德语、中文
    • 默认：英语 (英国)
  • 时区：为日程安排和具有时效性的沟通选择团队成员所在的时区
    • 您可以搜索时区或浏览下拉列表
    • 这可以确保通知根据团队成员所在地在合适的时间发送

通知偏好

配置团队成员应接收哪些通知以及发送方式。对于每种通知类型：

  1. 切换开关以启用或禁用该通知
  2. 从下拉菜单中选择送达方式：
    • 电子邮件：通过电子邮件发送通知（最可靠的方法）
    • Slack：发送通知到 Slack（需要配置 Slack 用户名）
    • 短信 (SMS)：文本短信通知（需要电话号码）
    • WhatsApp：WhatsApp 通知（需要电话号码）

可用通知类型

  • 新订单已创建：当新的客户订单已创建并准备好处理时发出提醒
    • 描述：“新的客户订单已创建并准备好处理”

注意：未来可能会添加更多通知类型。可用的送达方式取决于团队成员配置的信息（电子邮件通知需要邮箱，短信/WhatsApp 需要电话号码，Slack 需要 Slack 用户名）。

  1. 点击**创建 (Create)**保存新团队成员

创建后，新团队成员将收到一封电子邮件邀请，用于设置其账户和密码。他们需要点击邮件中的链接来完成账户设置。

提示：建议根据不同团队成员的角色设置不同的通知偏好。例如，仓库人员可能需要针对紧急订单的短信通知，而管理人员可能更喜欢电子邮件摘要。

编辑团队成员

要修改现有团队成员的信息：

  1. 在列表中找到该团队成员

  2. 点击其姓名旁的**操作 (Actions)**菜单（三个点）

  3. 选择编辑 (Edit)

  4. 更新以下任何字段：

    • 全名
    • 电子邮件地址
    • 电话号码
    • 语言偏好
    • 时区
    • 通知偏好和送达方式

  5. 点击**保存 (Save)**应用更改

注意：您无法删除自己的账户。“删除”选项不会出现在当前登录的用户身上。

查看团队成员详情

要在不编辑的情况下查看团队成员的详细信息：

  1. 在列表中找到该团队成员
  2. 点击其姓名旁的**操作 (Actions)**菜单（三个点）
  3. 选择查看 (View)

这将打开一个只读视图，显示所有团队成员信息，包括其通知偏好和上次登录详情。

移除团队成员

从您的账户中移除团队成员：

  1. 在列表中找到该团队成员
  2. 点击其姓名旁的**操作 (Actions)**菜单（三个点）
  3. 选择删除 (Delete)

重要提示：

  • 您无法删除自己的账户
  • 被删除的团队成员属于“软删除”，如果需要可以恢复
  • 被删除的团队成员将无法再登录或接收通知
  • 团队成员离职时，请务必立即移除其访问权限以维护安全性

恢复已删除的团队成员

如果您需要恢复之前删除的团队成员（例如被误删）：

  1. 使用筛选下拉菜单并选择“回收站”或“已删除”以显示已删除的团队成员
  2. 找到您要恢复的团队成员
  3. 点击其姓名旁的**操作 (Actions)**菜单（三个点）
  4. 选择恢复 (Restore)

该团队成员将恢复所有先前的设置，并能再次登录。他们不需要重新设置账户。

批量操作

您可以同时对多个团队成员执行操作，这在管理大型团队时非常有用：

  1. 勾选您要修改的团队成员旁边的复选框
  2. 顶部会出现一个工具栏，显示可用的批量操作
  3. 点击您要执行的操作：
    • 删除 (Delete)：一次性删除多个团队成员（稍后可恢复）
    • 恢复 (Restore)：恢复多个已删除的团队成员
    • 强制删除 (Force Delete)：永久删除团队成员（无法恢复 - 请谨慎使用）

警告：强制删除会永久移除团队成员且无法撤销。只有在确定需要永久移除该成员时才使用此操作。

最佳实践

通知配置

  • 电子邮件是最可靠的通知方式，应为新订单等关键通知启用
  • 短信/WhatsApp适用于紧急、有时效性的通知，但需要有效的电话号码
  • Slack是团队沟通和协作的理想选择，但需要配置 Slack 用户名
  • 考虑根据团队成员的角色和职责为其设置不同的通知方式
  • 初次设置团队成员时，请测试通知送达方式以确保其工作正常

团队成员管理

  • 保持团队成员信息为最新状态，特别是电子邮件地址和电话号码
  • 定期审查通知偏好，确保团队成员接收到相关的更新
  • 当团队成员离职时，立即移除其访问权限以确保安全
  • 使用正确的时区，以确保通知在每位团队成员方便的时间发送
  • 记录谁拥有访问权限及其原因，尤其是对于较大的团队

安全性

  • 仅添加需要访问供应商账户的团队成员
  • 当团队成员离职或角色变更时，立即移除访问权限
  • 定期查看“上次登录 IP”列，以识别任何可疑活动
  • 为每位团队成员使用强大且唯一的电子邮件地址
  • 考虑实施定期审查流程，以审计谁有权访问您的账户

常见问题排查

团队成员无法登录

如果团队成员登录遇到困难：

  • 验证电子邮件地址：检查其账户中的电子邮件地址是否正确
  • 检查账户状态：使用筛选器检查该团队成员是否已被删除（如果需要，请恢复）
  • 账户设置：确保团队成员已收到并完成了账户设置邮件。他们可能需要检查垃圾邮件文件夹
  • 重置密码：如果他们丢失了密码，可以使用登录页面的“忘记密码”链接

未收到通知

如果团队成员没有收到通知：

  • 验证通知已启用：检查该团队成员是否启用了特定的通知类型
  • 检查联系信息：确保提供了所需信息：
    • 电子邮件通知需要电子邮件地址
    • 短信/WhatsApp 通知需要电话号码
    • Slack 通知需要 Slack 用户名
  • 送达方式：验证通知偏好中是否正确配置了送达方式
  • 时区设置：如果通知具有时效性，请检查团队成员的时区设置
  • 邮件过滤器：请团队成员检查其垃圾邮件文件夹和邮件过滤器

无法删除团队成员

如果您无法删除某位团队成员：

  • 您自己的账户：您无法删除自己的账户 - 如果需要，请让另一位管理员执行此操作
  • 主账号持有者：如果某些团队成员是主账号持有者，他们可能会受到保护无法删除
  • 权限：确保您拥有管理团队成员所需的必要权限